10 trucs d’entrepreneurs - astuces pour être mieux organisé et plus efficace
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10 trucs d’entrepreneurs - astuces pour être mieux organisé et plus efficace

| 20 sept. 2021 | Émilie Arsenault

Émilie Arsenault, Experte-conseil - Meilleures pratiques d’affaires

 

Que faites-vous chaque jour ou chaque semaine qui vous rend plus efficace, plus heureux, et qui rend votre vie mieux équilibrée? J’ai sondé plusieurs entrepreneurs et partage avec vous dix des trucs les plus populaires pour gérer votre horaire.

Notez 1 à 3 trucs que vous pourriez appliquer dans votre pratique.

 

1.  Méthode Kaizen

Kaizen est un terme japonais qui signifie l’amélioration continue de son environnement.

L’objectif principal est de cultiver un esprit d’innovation et de prise d’initiative.

Il s’agit d’une optimisation zen de votre espace de travail, qui aide à augmenter votre créativité et votre performance. Puisque quand vous vous sentez mieux dans votre environnement de travail, vous devenez plus performant.

Décorer votre environnement avec de belles choses pour les clients c’est bien, mais, le faire avec des belles choses qui nous font du bien et qui nous inspirent, c’est mieux!

 

2.  Top énergie

C’est une méthode de planification intelligente de la journée, qui a pour objectif de maximiser votre énergie et faire concorder son évolution dans la journée avec vos tâches.

Si par exemple, vous êtes matinal(e), planifiez les tâches les plus difficiles ou moins plaisantes au début de votre journée de travail, puis, ensuite, en guise de récompense, passez aux tâches qui requièrent moins d’énergie, c’est à dire, les tâches motivantes ou faciles. Pensez à la carotte au bout du bâton.

Je vous suggère de bloquer des plages horaires dans la journée par thème de tâches et n’oubliez surtout par de bloquer du temps pour les imprévus!

 

3.  Méthode Kanban

C’est une méthode de gestion et d’organisation des tâches. L’objectif de cette méthode est de voir l’ensemble d’un projet, ou de vos tâches, d’un clin d’œil, sous forme d’un tableau.

Avec la méthode Kanban, les tâches sont réparties dans un tableau en fonction de leur état et peuvent passer d’une colonne à l’autre au fur et à mesure du processus : par exemple à l’étude, à faire, en cours, fait. Chaque membre de l’équipe sait ainsi ce qu’il a à faire et où en est le travail des autres. Outre une meilleure communication, cette technique à base de post-it permet de visualiser de manière claire l’ensemble de la chaîne de production et l’avancement des tâches, ce qui permet de repérer facilement les blocages et les urgences.

Voici quelques exemples d’outils de gestion Kanban : Microsoft Planner, Trello, Asana, Monday.com.

 

4.     Monotâche (coup de cœur d’Émilie 💜)

L’objectif de cette méthode est de faire une chose à la fois! Il est prouvé que le cerveau ne peut réaliser pleinement qu’une seule tâche à la fois. Le multitâche (multi-task) est donc une excellente façon de perdre son temps, puisque le cerveau doit constamment remobiliser l’information pour se reconcentrer. Vous l’habituez donc à se déconcentrer, et avec le temps, vous serez plus facilement distrait.

Mon astuce pour réussir cette méthode : éteignez tout!

  • Plus de Facebook, Instagram, Tik Tok à toutes les 15 minutes.
  • Plus de courriels à tout moment : réservez-vous des moments dédiés pour en faire la gestion.
  • Éteignez les notifications sur votre ordinateur et cellulaire

Je vous suggère un livre très intéressant sur le sujet : The one thing : passez à l'essentiel ! : comment réussir tout ce que vous entreprenez, par Gary Keller et Jay Papasan
 

5.     Fragmentation des tâches (coup de cœur d’Émilie 💜)

L’objectif est de passer d’un objectif à l’action pour vous assurer d’atteindre ses objectifs. Il s’agit de décortiquer votre objectif en actions simples :

  • Ramenez chaque objectif en étapes simples et c’est la dernière étape, la plus simple, que vous devez mettre dans vos tâches.

    Exemple : 100K de vente cette année >> 10k de vente par mois >> 2,5K de vente par semaine >> 7 rdv par semaine >> 13 appels pour booker des rdv chaque semaine.
    Voilà, vous devez faire 13 appels cette semaine pour vous obtenir 7 rdv la semaine prochaine, pour atteindre votre 2,5K de vente de la semaine, pour obtenir votre 10K ce mois-ci, pour obtenir votre 100k cette année!  😉

 

6.     Méthode Pomodoro

Simple à appliquer, cette méthode de gestion du temps, développée par Francesco Cirillo dans les années 1980, permet d’améliorer la concentration, d’augmenter la productivité, d’éliminer les pertes de temps et d’éviter les distractions.

Elle met en valeur la méthode monotâche pour maximiser notre temps moyen d’attention.

Pour appliquer la méthode Pomodoro, utilisez un minuteur pour rythmer & délimiter les sessions de travail ou les blocs-temps. Besoin de focusser sur un dossier ou faire un remue-méninge sur une idée? Bloquez-vous une session de 90 mins à 2h maximum.

Ensuite : Pause ! Marche! Jasette avec le voisin! Lire! RELAXEZ VOTRE CERVEAU. Faites le plein d’énergie.

Ma suggestion de livre pertinent sur le sujet : Free the Idea Monkey par Maddock, G. Michael, Viton, Raphael Louis.

 

7.     Matrice d’Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse et de gestion du temps qui permet de classer et de prioriser les tâches, en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance. Cette matrice est divisée en quatre quadrants:

  •  Quadrant 1 : Les tâches importantes et urgentes,
  •  Quadrant 2 : Les tâches importantes, mais non urgentes,
  •  Quadrant 3 : Les tâches non importantes, mais urgentes,
  •  Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes.

Le cadran urgent+ / importance+ est bien sûr la priorité absolue en termes de traitement. Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes ne rentrent pas dans les objectifs prioritaires. Elles peuvent être déléguées ou même être abandonnées dans le cas où elles sont véritablement inutiles.

Lorsqu’on utilise cette méthode, il est primordial de placer 100 % de ses tâches dans le tableau, l’utilisation d’un tableau Kanban est donc fort utile.

Je vous invite en en faire l’essai pendant une semaine et évaluez si vos tâches accomplies pendant la semaine sont un bon retour sur l’investissement pour votre entreprise.

 

8.     La règle des 2 minutes

Une règle des plus simples! Toute action qui nécessite moins de 2 minutes, on la fait tout de suite!

Si votre journée est remplie de 2 minutes… il y a un problème. Utilisez la matrice d’Eisenhower pour vous aider!

 

9.     Loi de Pareto

La loi de Pareto stipule que 20 % de vos clients vous rapportent 80 % de vos revenus. Elle s’applique aussi dans votre quotidien :

  • Faites un retour sur vos activités, et remarquez celles que vous faites qui sont bénéfiques pour votre entreprise.
  • Répétez ces actions, et le reste, déléguez !

Prenez le temps d’évaluer ce que vous faites et essayez de découvrir quelles sont les actions qui vous rapportent le plus.

 

10. Le réel entrepreneur

Truc tellement important et pas assez pratiqué! C’est la base : il est primordial de prendre le temps de planifier, évaluer et faire des stratégies.
 

L’objectif est de prendre le temps de planifier, et faire un retour sur vos actions. Structurez votre semaine en 3 grandes catégories :

  • Planification (par exemple, le lundi matin)
    • Organisez votre semaine
    • Planifiez vos rdvs
    • Priorisez vos tâches
    • Faites une stratégie
    • Utilisez votre plan d’action
       
  • Exécution (lundi pm, mardi, mercredi, jeudi)
    • Agissez sur votre planification
       
  • Gestion
    • Retour sur votre semaine
    • Évaluez vos activités et le ROI
    • Apprentissages & ajustements

Cette stratégie peut être appliquée non seulement à votre semaine, mais aussi à votre trimestre, votre année, et même votre plan de 5 ans. Lorsque vous avez des actions concrètes, il est facile de les mesurer!

À la semaine, prenez-vous une ½ journée, 1 journée au trimestre et quelques jours à la fin de de l’année pour faire une évaluation et des ajustements. Prenez-vous quelques jours au début de l’année pour bien planifier votre année.

 

Lesquels de ces trucs en gestion de temps allez-vous appliquer dans votre pratique afin de devenir plus efficace, plus heureux?

 

 

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