Dans ce poste, vous serez responsable du soutien administratif à l’investissement.
SOUTIEN ADMINISTRATIF /GÉNÉRAL
- Ouvre tout le courrier entrant et le distribue
- Prépare tout le courrier sortant et l’achemine à l’équipe du courrier
- Classe et un numérise des documents et formulaires
GESTION DES TRANSACTIONS
- Reçoit et vérifie les formulaires de demande d’ouverture de compte
- Reçoit et vérifie les formulaires de demande d’adhésion des compagnies de fonds
- Vérifie la présence des signatures du titulaire et du conseiller
- Reçoit, vérifie et traite les formulaires relatifs aux prêts
- Envoie aux compagnies d’investissement les chèques et toute la documentation nécessaire pour des clients conformément aux ententes de distribution en vigueur
- Crée les nouveaux comptes des clients sur le système Winfund et saisit les fiches clients
- Effectue la saisie des transactions électroniques
- Gère la messagerie XML/Windfund (changements d’adresse, changements de code de conseillers, inscription des nouveaux conseillers, etc.)
- Met à jour les informations non financières des investisseurs (adresse, programme d’achats pré-autorisés « PAC », programme de retraits systématiques, « PRS », institution financière, etc.)
OPÉRATIONNEL
- Effectue la conciliation des photocopies reçus avec les documents originaux
- Traite les fichiers FundServ et procède à la conciliation
- Agit comme support aux Agent(e)s d’investissement autant en fonds distincts / CPG / Rentes qu’en fonds mutuels à travers diverses tâches administratives qui peuvent lui être confiées périodiquement
- Vérifie et prend les numéros de confirmation électronique des transactions effectuées par les Agent(e)s d’investissement
- Effectue le suivi sur les transactions télécopiées aux compagnies de fonds afin de s’assurer de leur bonne exécution
- Saisi au système W.Connect et Maestro les informations pertinentes aux transactions effectuées dans les centres financiers et dont nous recevons des copies au siège social
- Effectue le suivi sur certaines demandes de transfert entre institutions (T2033 ou autres)
- Effectue le suivi du courrier retourné auprès des conseillers
- Traite les demandes de changement d’adresse des clients
- Gère et commande les stocks de formulaires papier au siège social et répond aux commandes de formulaires reçues de la part des conseillers
Profil recherché :
- DEC en administration, comptabilité, finance ou formation équivalente
- Minimum 1 à 3 années d’expérience au niveau de l’investissement
- Maitrise de la suite Ms-Office (Excel, Word, Outlook)
- Maitrise du français (parlé/écrit)
- Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise (parlé/écrit)